Techniky časového manažmentu a plánovania úloh

Paretovo pravidlo 80/20

Paretovo pravidlo je pravidlo, podľa ktorého je možné vynakladať úsilie, čas či peniaze oveľa efektívnejšie, ako by sa na prvý pohľad zdalo.

Stačí si uvedomiť, že:

Menšina správne vybraných činností prinesie väčšinu výsledkov. To jest, 20% správne vybraných činností prinesie až 80% výsledkov. Paretovo pravidlo netreba brať doslovne, pomer môže byť aj 70 na 30 alebo aj 90 na 10.

Paretovo pravidlo 80 / 20

obrázok Paretovo pravidlo

Princípom je vedieť si vybrať práve tie činností, úlohy, myšlienky či ľudí, ktoré vám prinášajú maximum úžitku. Určite však treba myslieť na to, že toto pravidlo neplatí pre všetky oblasti. Ak sa chcete stať expertom v niektorej oblasti, treba to robiť na 100 percent. Pre účely plánovania je preto dobré poznať charakter všetkých povinností a úloh, ktoré máte aktuálne na stole.

Viac téorie v knihe Richard Koch – Pravidlo 80/20.

Eisenhowerova metóda

 ScreenHunter_717 Jul. 20 13.26

Na základe jeho rozhodovacieho princípu vznikla “Eisenhowerová metóda”, tiež známa ako “Eisenhowerová tabuľka”, “Einsehowerová matica rozhodovania”.

Eisenhowerová metóda1. Kvadrant: Dôležité a súrne úlohy

Dôležité a súrne úlohy sú veľmi dôležité úlohy, s krátkym termínom ukončenia. Sú to úlohy, ktoré je nutné vykonať osobne, nie delegovať, (napr.: krízové situácie, termíny).

2. Kvadrant: Dôležité a málo súrne úlohy

Dôležité a málo súrne úlohy sú úlohy, ktoré majú vysoký stupeň dôležitosti, ale ich splnenie je možné odložiť na neskorší termín, (napr.: vzťahy, plánovanie, relax).

3. Kvadrant: Menej dôležité a veľmi súrne úlohy

Sú to úlohy, ktoré nepovažujeme za dôležité, ale sú naliehavé. Mala by existovať snaha redukovať takéto úlohy, a v čo najväčšej miere ich delegovať, (napr.: prerušenia, mítingy, aktivity).

4. Kvadrant: Menej dôležité a málo súrne úlohy

Sú to úlohy, pri ktorých je najlepšie riadiť sa pravidlom “forget it” – zabudni na to, (napr.: požierače času, časté prestávky).

tipy na eisenhowerovú metódu

Metóda GTD, Getting Things Done

Najúspešnejšia súčasná kniha od Davida Allena o time manažmente a organizovaní osobného a pracovného života. V tradičnom časovom manažmente sa plánovalo dopredu, pričom sa nebralo do úvahy to, že denná práca sa neustále mení a vyvíja. Prispôsobuje sa novým vstupom a prioritám, či nečakaným udalostiam. Technika GTD zohľadňuje živosť a dynamiku ľudského života.

GTD obrázok

Na obrázku nižšie vidíte originálny diagram GTD techniky. Na prvý pohľad to môže vyzerať šialene. Avšak, keď sa pozriete bližšie a trochu sa zamyslíte, uvidíte tu úžasnú flexibilitu a aktuálnosť každého kroku. Toto je podľa mňa práve výnimočné na tejto metóde a preto je pán Allen veľmi populárny.

gtd

GTD systém je o tom, že úlohy nielen plánujete, ale hneď aj riešite. Až vtedy dosahujete skutočne uspokojivé výsledky. Neprepisujete úlohy každý deň odznovu, čo je zbytočné a demotivujúce.

Viac na www.gtd.com

Elektronické plánovanie a manažment úloh

Google Kalendár

Robila som si prieskum a skúšala rôzne elektronické plánovacie aplikácie. Z toho, čo som stihla vyskúšať mi najviac vyhovuje google kalendár. Hlavne kvôli tomu, že používam aj google účet na emaily. Všetko funguje pod jedným kontom a mám automatickú synchronizáciu aj v mobile aj na PC. Navyše, môžem plánovať rodinné udalosti priamo aj do kalendára môjho partnera.
Stačí, keď do pridanej udalosti vložím jeho email. V jeho kalendári sa mu hneď zobrazí daná zmena.

Trello

Trello je nástenka s kartičkami prenesená do virtuálneho priestoru. Má stĺpcové rozdelenie a vychádza z agilných techník plánovania. To jest, podstata spočíva v jednoduchom plánovaní a organizovaní, ktoré postupne sami rozvíjate do ideálneho stavu. Používanie Trella je jednoduché a intuitívne. A navyše je zadarmo.

V ďalšom článku rozpíšem nasledovné techniky plánovania. Poznáte niektoré? 🙂

Evernote.com

Toodledo.com

Astrid

Day by Day

Simple Calendar Widget

Pure Calendar Widget

GTask

Agile – Scrum

Pomodoro

Pomello

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

email
Jana Osičková

Mojou vášňou je vytváranie rôznorodých zoznamov pre všetko okolo seba. Ukazujem ľuďom ako si prehľadne a zmysluplne zorganizovať svoj čas a úlohy.

S plánovačom na mieru, zvládnete všetko za chvíľu.

Viac o mne tu >>

  • Ukážka kapitoly pre blogerov

    Naplánujte si úspech pre vaše webové stránky a blogy pomocou kompletných plánovačov a checklistov. Teraz si môžete zadarmo stiahnúť ako ukážku 3 checklisty pre úspešnú komunikáciu s vašimi čitateľmi.

  • Ebook ako návod na vytváranie plánovačov

    Radi plánujete? Máte veľa úloh a cieľov? Ak áno, stiahnite si ebook zadarmo a spravte si vlastné plánovače na mieru!

  • Najnovšie články
  • Pinterest NAJ nástenka